En vanlig uppfattning bland mindre verksamheter är att säkerhetskopiering är något för stora koncerner med egna IT-avdelningar. Ofta tänker man att Microsoft 365, Google Workspace eller en synkad molnmapp redan löser allt.
Men synkronisering och backup är inte samma sak.
Skillnaden mellan synkronisering och backup
Molnlagringstjänster som OneDrive, SharePoint, Google Drive och Dropbox är framför allt verktyg för synkronisering och samarbete. Deras uppgift är att se till att samma version av en fil finns tillgänglig på flera enheter och för flera personer.
Om en fil raderas eller skrivs över kan ändringen också spridas till andra synkroniserade platser.
En riktig backup är en separat kopia som är tänkt att kunna återställas om originalet försvinner, förstörs eller blir otillgängligt.
Vad bör säkerhetskopieras?
Börja med att kartlägga var företagets viktigaste information faktiskt ligger.
Det kan vara dokument och arbetsfiler, ekonomiska underlag, e-post, kundregister, databaser, webbplatsfiler och systemkonfigurationer.
Poängen är inte att kopiera allt för sakens skull. Poängen är att veta vad företaget faktiskt behöver för att komma igång igen efter ett problem.
Ransomware och mänskliga misstag
Utpressningsprogram kan kryptera filer som användaren har åtkomst till. Synkade mappar och nätverksytor kan då också påverkas.
Men dataförlust behöver inte börja med en attack.
Det kan räcka med att någon raderar fel mapp, skriver över en fil eller att en dator går sönder precis när informationen behövs.
En enkel första nivå
För ett litet företag är det viktigaste att ha minst en separat kopia av den information som verksamheten verkligen behöver.
Backuppen bör helst ske automatiskt. Den ska inte vara beroende av att någon kommer ihåg att kopiera filer varje fredag.
Och den bör ligga på en annan plats eller i ett annat system än originalet.
Testa att återställa
En säkerhetskopia är bara användbar om den går att återställa.
Gör därför en provåterställning ibland. Välj en mapp eller ett par filer och kontrollera att de faktiskt går att få tillbaka.
Det är först då du vet att backupen fungerar i praktiken.
